はじめに
日々の事務作業でこんな悩みはありませんか？
- 毎回同じようなメールをゼロから書くのが面倒
- 報告書の作成に時間がかかる
- Excelの関数や操作でつまずく
- タスクの整理ができない
そんなときに役立つのが ChatGPT（チャットジーピーティー）です。
AIを活用することで、ルーチンワークを時短し、より重要な業務に集中できるようになります。
この記事では、ChatGPTを事務仕事に上手に活用するコツと、すぐに実践できる具体的な使い方10選を紹介します。
1. ChatGPTは「完璧な答え」より「たたき台」に使う
ChatGPTは完璧な最終成果物を出すためのツールではありません。
まずは下書きやひな形を作ってもらい、自分で調整することで大幅な時短が可能になります。
2. 目的と相手を明確に伝える
良いアウトプットを引き出すには、ChatGPTへの指示が具体的であることが重要です。
✅ 例：
- 「提出する文章を、敬語で丁寧にまとめてください」
- 「取引先に送るメールの例文を作ってください」
- 「Excelで売上を月別に集計する関数を教えてください」
3. よく使う指示文はテンプレ化して保存
事務仕事では「同じような依頼」を繰り返すことが多いです。
よく使う指示やプロンプトは、メモ帳やテンプレートに保存しておくと、次回からの効率がぐんと上がります。
4. ChatGPTの便利な使い方10選（事務向け）
① メール文の作成・改善
- 丁寧語、カジュアルなど文体を自由に調整可能
② 報告書のひな形作成
- 会議の要点を伝えれば、わかりやすいまとめ文を自動生成
③ Excelの関数や使い方を質問
- VLOOKUP、IF関数、ピボットテーブルなどの使い方も聞ける
④ ToDoリストやタスク整理
- 「今日中にやるべき仕事を整理して」と依頼すればリスト化してくれる
⑤ 文章の要約・誤字脱字チェック
- 長文を読みやすく要約、表現の調整も自動で可能
⑥ 案内文・掲示文などの文書作成
- 文書や掲示物の文章を手早く作れる
⑦ 操作手順・マニュアルの自動生成
- 「○○○○の方法を顧客向けに説明して」といった依頼もOK
⑧ フォーム・テンプレートの作成補助
- ExcelやWordで使える型もすぐに作れる
⑨ お客様対応用の定型文生成
- 対応文やアンケート依頼文の作成にも対応
⑩ スケジュール管理サポート
- 業務の優先順位づけや、週次タスクの整理をサポート
5. 効果を上げる「プロンプトの工夫」テクニック
ChatGPTをもっと上手に使うために、以下のような工夫を取り入れましょう。
- ✅「300文字以内で」「箇条書きで」など制限を加える
- ✅「一般の方にもわかるように」「取引先向けに」など相手を想定する
- ✅「前回の資料の続きとして」など文脈をつなぐ
6. 上級者向け活用法（ChatGPT Plusユーザー向け）
- ファイルをアップロードして内容を整理させる（Word・Excel・PDFなど）
- 過去のやり取りをもとに継続的に改善
- 複数のアイデアを一括で提案させて選別
まとめ｜ChatGPTで事務作業の「時短＆質アップ」を両立しよう
ChatGPTは、事務の「面倒だけど必要な仕事」を賢くサポートしてくれる、心強いパートナーです。
最初はシンプルな使い方からでOK。
慣れてくると「こんなこともできるのか！」という発見がたくさんあります。
当司法書士事務所では、商業登記案件、浜松・湖西・磐田・袋井・掛川などのエリアで相続登記、売買や新築建物の登記に伴った抵当権の設定登記や、住宅ローンの完済などによる抵当権抹消登記も多く取り扱っております。
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